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Sheet 1: Bidder Comparison Worksheet
BIDDER COMPARISON MATRIX | |||||||||||||||||
Solicitor | Proposal Due Date | ||||||||||||||||
Solicitation Number | Proposal Manager | ||||||||||||||||
Solicitation Title | Capture Manager | ||||||||||||||||
FOR EACH EVALUATION CRITERIA, RANK THE ORGANIZATIONS BELOW WITH 1-5. (5 is most competitive) | |||||||||||||||||
Evaluation Criteria | Weight 1-3 | Our Organization | (Enter Competitor Name Here) | (Enter Competitor Name Here) | (Enter Competitor Name Here) | (Enter Competitor Name Here) | |||||||||||
PERSONNEL | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | |||||||
Experience | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Qualifications | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
Availability | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Sufficient numbers | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
Location | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
MANAGEMENT | SUBTOTALS | 55 | 44 | 33 | 22 | 11 | |||||||||||
INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | ||||||||
Approach | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Program management controls | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
Transition plan | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
Subcontract management | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Cost control | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Regulatory compliance | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
Experience | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
SUPPORT | SUBTOTALS | 65 | 52 | 39 | 26 | 13 | |||||||||||
INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | ||||||||
Capacity | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
Self-serve | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Location | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
Availability | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
Issue escalation | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
SOLUTION | SUBTOTALS | 55 | 44 | 33 | 22 | 11 | |||||||||||
INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | ||||||||
Feasibility | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Supply chain | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
Tools | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
Technical approach | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
Period of performance | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
Location of performance | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
Quality assurance | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
COST | SUBTOTALS | 60 | 48 | 36 | 24 | 12 | |||||||||||
INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | ||||||||
Value | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Lowest price technically acceptable | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
Reasonableness | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Cost incurred by customer | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
RISK | SUBTOTALS | 40 | 32 | 24 | 16 | 8 | |||||||||||
INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | ||||||||
Risk of nonperformance | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
Safety | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
Environmental risk | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
PAST PERFORMANCE | SUBTOTALS | 35 | 28 | 21 | 14 | 7 | |||||||||||
INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | ||||||||
Past performance with customer | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
Past similar experience | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
SUBTOTALS→ | 35 | 28 | 21 | 14 | 7 | ||||||||||||
TOTALS | 345 | 276 | 207 | 138 | 69 | ||||||||||||
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INSTRUCTIONS | |||||||||||||||||
1. In the "Evaluation Criteria" area, enter the evaluation criteria found in the RFP, known hot buttons and known customer concerns. | |||||||||||||||||
2. In the "Weight 1-3" section, alongside each evaluation criteria, select a number between 1-3. 3 is the most valuable number. Select "3" for those items that matter most to the customer and "1" for the items that matter least. | |||||||||||||||||
3. For each evalutation criteria, rank your organization and the potential competitors. Use 1 through the total number of competitors. Assign the highest number to the organization that is best posititoned. | |||||||||||||||||
4. Note that in the "Auto TotalS" sections, for each evaluation criteria, and for each organization, the spreadsheet will multiple the weight by the assigned rank. | |||||||||||||||||
5. In the "Subtotals" sections, the spreadsheet will add the Auto Totals for each evaluation criteria category and each organization. | |||||||||||||||||
6. At the bottom of the spreadsheet table, "Totals" are auto-calculated by adding together all category subtotals for each organization. The higher the Total number, the more competitive the organization. | |||||||||||||||||
7. When this worksheet is complete, move to the next tab, "Proposal Strategy." |
PROPOSAL STRATEGY | ||||||||||||||||||||||||
Solicitor | Proposal Due Date | |||||||||||||||||||||||
Solicitation Number | Proposal Manager | |||||||||||||||||||||||
Solicitation Title | Capture Manager | |||||||||||||||||||||||
OUR ORGANIZATION | INSTRUCTIONS | |||||||||||||||||||||||
Strengths | 1) Review the Bidder Comparison Worksheet to find the strengths of all organizations. | |||||||||||||||||||||||
1) | 2) Enter the strengths of each organization in the appropriate location to the left. | |||||||||||||||||||||||
2) | 3) For the strengths, determine where in the proposal your strengths should be emphasized. | |||||||||||||||||||||||
3) | 4) For competitor strengths, determine where in the proposal they should be downplayed. | |||||||||||||||||||||||
Ephasize In: | 5) Review the Bidder Comparison Worksheet to find the weaknesses of all organizations. | |||||||||||||||||||||||
1) | 6) Enter the weaknesses of each organization in the appropriate location to the left. | |||||||||||||||||||||||
2) | 7) For the weaknesses, determine where in the proposal your weaknesses should be downplayed. | |||||||||||||||||||||||
3) | 8) For competitor weaknesses, determine where in the proposal they should be emphasized. | |||||||||||||||||||||||
Weaknesses | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Downplay In: | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
COMPETITOR1 | ||||||||||||||||||||||||
Strengths | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Downplay In: | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Weaknesses | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Emphasize In: | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
COMPETITOR2 | ||||||||||||||||||||||||
Strengths | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Downplay In: | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Weaknesses | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Emphasize In: | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
COMPETITOR3 | ||||||||||||||||||||||||
Strengths | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Downplay In: | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Weaknesses | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Emphasize In: | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
COMPETITOR4 | ||||||||||||||||||||||||
Strengths | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Downplay In: | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Weaknesses | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Emphasize In: | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
COMPETITOR5 | ||||||||||||||||||||||||
Strengths | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Downplay In: | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Weaknesses | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
Emphasize In: | ||||||||||||||||||||||||
1) | ||||||||||||||||||||||||
2) | ||||||||||||||||||||||||
3) | ||||||||||||||||||||||||
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